Page 214 - The 9th Graduate Integrity Conference Proceeding

การศึกษาพฤติกรรมการประสานงานและพฤติกรรมการใช้กระดาษของส�านักงานออกแบบ
ส�านักการโยธา เพื่อแนวทางออกแบบผังพื้นแนวคิดส�านักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)
A Study Coordination and Paperwork Behavior to Proposed E-Office

for the Department of Public work Bangkok

ศุภโชค พรมมณี ญาณินทร์ รักวงศ์วาน 2
1

บทคัดย่อ

สานักงานออกแบบของสานักการโยธา กรุงเทพมหานคร มีแนวคิดการนาการบริหารจัดการองค์กรท่มีการพัฒนา
�
ี
�
�
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มากขึ้น อีกทั้งส�านักการโยธามีนโยบายในการปรับปรุงอาคารส�านักงานในอนาคต ผู้วิจัยเห็นว่า
�
ี
สานักงานในอนาคตมีแนวโน้มท่จะปรับเปล่ยนไปสู่สานักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) มากข้น ตามแผนแม่บทของสานักการโยธา
�
ี
�
ึ
ื
�
ในปี 2575 เป็นการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในสานักงานเพ่อนาไปสู่การลดการใช้กระดาษในสานักงาน
�
�
(Paperless) จากแนวคิดดังกล่าว ผู้วิจัยต้องการศึกษาแนวทางออกแบบผังพื้นส�านักงานแนวคิดอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)
โดยวัตถุประสงค์การวิจัยประกอบด้วย 1) ศึกษาพฤติกรรมการติดต่อประสานงานของพนักงาน 2) ศึกษาพฤติกรรมการใช้
กระดาษของพนักงาน 3) เสนอแนะแนวทางออกแบบผังพื้นแนวคิดส�านักงานอิเล็กทรอนิกส์ มีระเบียบวิธีวิจัยประกอบด้วย
3 ข้นตอน ดังน้ 1) ลงพ้นท่เก็บข้อมูลภาคสนาม สารวจปัญหาสภาพแวดล้อมภายในสานักงาน 2) นาแบบสอบถามเก็บข้อมูล
ั
�
ี
ื
�
�
ี
ี
กับเจ้าหน้าท่ในสานักงานออกแบบในเร่องของพฤติกรรมการประสานงานและพฤติกรรมการใช้กระดาษ 3) สัมภาษณ์พนักงาน
�
ื
ระดับหัวหน้ากลุ่มงานจ�านวน 5 คน เพื่อศึกษาภาพรวมของปัญหาและแนวโน้มในอนาคต
ี
�
ผลการวิจัยด้านพฤติกรรมการติดต่อประสานงานของพนักงานสานักงานออกแบบ สรุปดังน้ 1) กลุ่มงานบริหารงาน
�
�
ั
ี
ี
ั
ี
ท่วไปเป็นกลุ่มงานท่ต้องประสานงานทุกฝ่ายมากท่สุดและติดต่อกับผู้อานวยการสานักงานบ่อยคร้ง ส่วนกลุ่มงานท่เก่ยวข้องกัน
ี
ี
ทางสายงาน ได้แก่ กลุ่มงานสถาปัตยกรรม กลุ่มงานวิศวกรรมอาคารและกลุ่มงานประมาณราคามีการประสานงานกันมากท่สุด
ุ่
�
ิ
ื
ื
พ้นท่ทางานควรจัดไว้ใกล้กันเพ่อการตดต่อประสานงานได้อย่างรวดเร็ว 2) ส่วนกล่มงานวิศวกรรมทางและกลมงานมัณฑนศิลป์
ี
ุ
ื
ื
มีการติดต่อกับหน่วยงานภายนอกบ่อยคร้ง ควรจัดพ้นที่พักคอยสาหรับผู้มาติดต่อกับสานักงานออกแบบเพ่อรองรับในอนาคต
ั
�
�
ส่วนด้านพฤติกรรมการใช้กระดาษ สรุปดังนี้ 1) กลุ่มงานบริหารงานทั่วไปและกลุ่มงานประมาณราคามีอัตราการใช้กระดาษ
ี
�
�
ื
ื
�
จานวนมากกว่ากลุ่มงานอ่นและจาเป็นต้องมีพ้นท่เก็บเอกสารอยู่แม้อนาคตจะเปล่ยนเป็นสานักงานอิเล็กทรอนิกส์แล้ว เน่องด้วย
ื
ี
ข้อจ�ากัดด้านประเภทเอกสารที่เป็นสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง เอกสารการเงิน จึงยังต้องเป็นกระดาษอยู่ จึงเป็นกลุ่มงานที่ควรจัด
ู
ึ
้
ต้เก็บเอกสารให้เพยงพอต่อการจดเกบกระดาษ 2) ส่วนขนาดกระดาษทใช้งาน พบว่ากล่มทใช้ขนาดใหญ่กว่า A3 ขนไป
่
็
่
ี
ั
ี
ี
ุ
จาเป็นต้องมีโต๊ะวางเอกสารเพ่มเติมให้สะดวกต่อการทางาน ส่วนกลุ่มงานท่ใช้กระดาษขนาด A4 จึงไม่จาเป็นต้องมีโต๊ะทางาน
ิ
�
�
�
�
ี
�
ื
ี
ี
ขนาดใหญ่ เพ่อสามารถแบ่งเฉล่ยจัดพ้นท่ใช้สอยสานักงานให้กลุ่มงานอ่นได้ 3) ปัญหาการเดินเอกสารภายในสานักงานออกแบบ
ื
ื
�
กลุ่มงานส่วนใหญ่คิดว่าความล่าช้าของการส่งต่อเอกสารระหว่างกลุ่มงานและปริมาณเอกสารท่มากเกินไปเป็นปัญหามากท่สุด
ี
ี
ในอนาคตควรน�าระบบติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้เพื่อติดตามได้อย่างรวดเร็ว และท�าการจัดเก็บเอกสารกระดาษ
ให้เป็นรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ค�าส�าคัญ: ส�านักงานอิเล็กทรอนิกส์ การจัดผังพื้นส�านักงาน
1 หลักสูตรสถาปัตยกรรมศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาสถาปัตยกรรมภายใน คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้า
เจ้าคุณทหารลาดกระบัง
2 ภาควิชาสถาปัตยกรรมภายใน คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง
ผลงานวิจัยในโครงการประชุมวิชาการระดับบัณฑิตศึกษา
207 คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์ สจล.