Page 225 - The 9th Graduate Integrity Conference Proceeding
P. 225
Research Proceedings in The 9 Graduate Integrity Conference: April, 2018
th
�
2. ความสามารถในการจัดเก็บ (Scan) และความจาเป็นในการพิมพ์งานออกมาเป็นกระดาษ ส่วนใหญ่ทุกกลุ่ม
มีความเห็นว่าสามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ซึ่งข้อมูลจากการสัมภาษณ์หัวหน้ากลุ่มงานให้ความเห็นว่า
�
�
�
ี
�
ื
�
ี
ควรมีเคร่องสาหรับทาสาเนา (Scan) จัดเก็บแยกแต่ละกลุ่มงาน โดยจะต้องมีเจ้าหน้าท่ทาหน้าท่สาเนา (Scan) จัดเก็บเอกสาร
ึ
�
�
ี
โดยเฉพาะ ซ่งถ้าสานักงานมีเคร่องทาสาเนาท่พร้อมใช้งานจัดเก็บแยกแต่ละกลุ่มงานก็จะทาให้การจัดเก็บมีความรวดเร็ว
�
ื
�
มากขึ้นกว่าการมีเครื่องท�าส�าเนาส่วนกลางเพียงเครื่องเดียว กระดาษเอกสารของกลุ่มงานประมาณราคาโดยส่วนมากจะเป็น
�
ึ
กระดาษ A4 ซ่งสอดคล้องกับผลวิจัยด้านพฤติกรรมการใช้กระดาษของพนักงาน ปัญหาด้านเอกสารภายในสานักงาน พนักงาน
ั
ให้ความเห็นว่า กลุ่มงานประมาณราคามีปริมาณเอกสารจานวนมาก ดังน้นจะส่งผลดีด้านการลดปริมาณเอกสารและลดจานวน
�
�
�
ี
ตู้เก็บเอกสารลง เพ่มพ้นท่ใช้สอยในสานักงาน และการนาระบบไร้กระดาษ (Paperless) เข้ามาใช้กับสานักการโยธาน้นจะต้อง
ั
�
ิ
ื
�
ด�าเนินการทั้งอาคารส�านักการโยธา เพื่อให้ระบบไปทิศทางเดียวกันและสมบูรณ์แบบ ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีการจัดเก็บ
มานานแล้ว จะส่วนของเอกสารงานแบบอาคาร งานแบบสถาปัตยกรรม ที่มีการจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจาก
ปัจจุบันเป็นการเขียนแบบในโปรแกรมช่วยออกแบบในคอมพิวเตอร์ (Computer Aided Design) ทาให้สามารถบันทึกเอกสาร
�
แบบในรูปแบบพีดีเอฟ (PDF) โดยจะจัดเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์เวลาเรียกดูหรือใช้งานจะพิมพ์แบบออกมาภายหลัง ซ่งมีเคร่อง
ึ
ื
�
ั
แม่ข่าย (Server) ในการสารองข้อมูลต้งอยู่ในห้องผู้อานวยการสานักงานออกแบบ สอดคล้องกับแนวคิดสานักงานอิเล็กทรอนิกส์
�
�
�
�
ท่ว่าคอมพิวเตอร์คือหัวใจหลักของระบบ ทาให้การติดต่อส่อสารหรือส่งข้อมูลภายในองค์กรเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในเร่องของ
ื
ื
ี
ี
การจัดเก็บเอกสารไว้ท่เคร่องแม่ข่าย (Server) ในรูปแบบเอกสารดิจิตอล (Digital File) พนักงานสามารถค้นคืน ปรับปรุง แก้ไข
ื
ั
ึ
ื
และจัดเก็บได้อย่างรวดเร็ว ส่วนเอกสารกลุ่มงานบริหารงานท่วไป เป็นประเภทเอกสารจัดซ้อจัดจ้างซ่งมีปริมาณท่มากกว่า
ี
�
ี
�
100 แผ่น การทาสาเนา (Scan) จัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็จะไม่สะดวก เอกสารบางประเภทท่สามารถจัดเก็บได้
�
�
ื
ก็ดาเนินการ แต่ส่วนใหญ่ในข้นตอนการจัดซ้อจัดจ้างยังคงจาเป็นต้องใช้กระดาษอยู่มาก สอดคล้องกับผลวิจัยพฤติกรรม
ั
่
ั
�
�
ี
่
ึ
ุ่
การใช้กระดาษของเจ้าหน้าท่กลมงานบริหารงานท่วไป ด้านระดับความสาคัญจาเป็นในการใช้กระดาษ ซงอยู่ในระดับมากทสุด
ี
�
ึ
ื
ื
เม่อเปรียบเทียบสัดส่วนกับกลุ่มงานอ่นในสานักงาน รองลงมาคือกลุ่มงานประมาณราคา ซ่งเอกสารบางอย่างจะเก็บในรูปแบบ
กระดาษเพียงแค่ 1 ปี ก็จะด�าเนินการท�าลายทิ้งจึงไม่มีความจ�าเป็นในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ถ้าเป็น
เอกสารประเภทแบบแปลนอาคารเก่าที่เขียนด้วยมือ จะท�าการจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในเครื่องแม่ข่าย (Server)
้
ั
็
ั
้
้
ั
ิ
้
็
้
ู
้
�
้
ี
็
่
ื
ั
่
้
ี
่
็
�
ึ
ู
เนองจากมลายเซนและอาคารทกอสรางยงคงอย จงจาเปนตองเกบไวเปนแบบอางองภายหลง จากขอมลขางตนดงนน ควรนา
่
ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้กับส�านักงานออกแบบ ด้านความจ�าเป็นในการพิมพ์งานออกมาเป็นกระดาษ
ส่วนใหญ่ยังคงต้องมีการพิมพ์งานออกมาเป็นกระดาษเพื่อประกอบการท�างาน จากการสัมภาษณ์พนักงานกลุ่มงานประมาณ
่
ราคาประเด็นการพมพ์งานเป็นกระดาษ ให้ความเหนว่า ยังต้องพมพ์งานออกมาเป็นกระดาษอยู่เนองจากถ้าประมาณราคา
ิ
ื
ิ
็
จากแบบในคอมพิวเตอร์ จะทาให้เกิดความผิดพลาดได้ เพราะมีการแก้ไขแบบตลอดเวลาทาให้ต้องมีการพิมพ์แบบตัวอัพเดท
�
�
ล่าสุดออกมาเป็นกระดาษเพื่อใช้ประมาณราคา
3. ขนาดกระดาษที่ใช้ในการท�างาน กลุ่มงานส่วนใหญ่จะใช้กระดาษขนาด A4 ทั้งหมด โดยกลุ่มงานประมาณ
ื
ี
ราคาใช้งานมากท่สุด ควรออกแบบเคร่องเรือนของกลุ่มงานประมาณราคา ให้มีพ้นท่ขนาดเพียงพอสาหรับวางเอกสารแบบแปลน
�
ื
ี
�
ขนาด A0 ถึง A4 เพ่อใช้วางแบบในการประมาณราคา โดยแยกจากโต๊ะทางานหรือโต๊ะคอมพิวเตอร์ ส่วนกลุ่มงานสถาปัตยกรรม
ื
ั
�
กลุ่มงานวิศวกรรมอาคารและกลุ่มงานมัณฑนศิลป์ ควรออกแบบโต๊ะทางานท่มีขนาดพ้นที่เพียงพอกับขนาดกระดาษต้งแต่
ื
ี
A0 ถึง A4 และจัดโต๊ะส่วนกลางขนาดใหญ่ไว้สาหรับกางแบบออกดูได้อย่างสะดวก ซ่งกลุ่มงานวิศวกรรมทาง 1 และกลุ่มงาน
ึ
�
วิศวกรรมทาง 2 ใช้งานกระดาษเพียงขนาด A4 และ A3 เท่านั้นจึงออกแบบโต๊ะท�างานที่รองรับส�าหรับขนาดกระดาษ A4
และ A3 ก็เพียงพอต่อการใช้งาน เช่นเดียวกับกลุ่มงานบริหารงานทั่วไปที่มีการใช้กระดาษ A4 เป็นส่วนใหญ่ ควรออกแบบ
โต๊ะท�างานให้มีขนาดไม่ใหญ่มาก เพื่อแบ่งเฉลี่ยพื้นที่ใช้สอยให้กับกลุ่มงานอื่นๆ ที่ต้องการพื้นที่ส�าหรับกางแบบแปลนต่างๆ
4. ปัญหาการเดินเอกสารภายในส�านักงานออกแบบ กลุ่มงานส่วนใหญ่คิดว่าความล่าช้าของการส่งต่อเอกสาร
�
ื
ี
ื
ระหว่างกลุ่มงาน เป็นปัญหามากท่สุด ควรนาระบบติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้ เพ่อให้กลุ่มงานเช่อมโยงข้อมูลถึงกัน
ู
ั
และสามารถตดตามงานเอกสารได้อย่างรวดเรวและป้องกนเอกสารสญหาย ส่วนปัญหาค้นหาเอกสารเก่าไม่เจอหรอค้นหา
็
ื
ิ
Vol. 9 218
