Page 226 - The 9th Graduate Integrity Conference Proceeding
P. 226
�
ี
ึ
�
ได้ยาก ซ่งเกิดจากปริมาณแฟ้มเอกสารท่มากเกินไป ควรทาสาเนาจัดเก็บ (Scan) เข้าเคร่องแม่ข่าย (Server) หรือคอมพิวเตอร์
ื
�
ื
ี
ี
แล้วทาการจัดเก็บเป็นหมวดหมู่เพ่อการค้นหาท่ง่าย สะดวกรวดเร็ว ส่วนปัญหาปริมาณเอกสารท่มากเกินไปควรจัดเก็บเอกสาร
บางส่วนที่สามารถท�าได้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อลดปริมาณกระดาษไปในตัวด้วย
รูปที่ 7 แผนผังสรุปการวิเคราะห์หน้าที่ใช้สอยและกิจกรรม
ที่มา: จันทนี เพชรานนท์ (2542)
ี
ี
จากแผนผังข้างต้น (รูปท่ 7) จะแสดงให้เห็นการวิเคราะห์จากข้อมูล 2 ส่วน ได้แก่ การวิเคราะห์หน้าท่ใช้สอย
และการวิเคราะห์กิจกรรม โดยใช้อ้างอิงจากการศึกษาแนวทางออกแบบ โดยจากการสารวจสภาพแวดล้อมสานักงานเดิม
�
�
ั
ั
�
ิ
้
ี
ั
์
ึ
�
ึ
้
ั
้
ื
ิ
ั
และศกษาจากผังพนสานกงาน โดยมผลการวจยดานพฤตกรรมการประสานงานของพนกงาน ทาใหทราบถงความสมพนธของ
พื้นที่ จากนั้นน�าไปจัดกลุ่มพื้นที่ใช้สอย (รูปที่ 8) ส่วนด้านพฤติกรรมการใช้กระดาษของพนักงาน จากข้อมูลขนาดกระดาษ
ที่ใช้งานและจ�านวนเอกสารที่ใช้งานต่อวันท�าให้ทราบถึงขนาดของพื้นที่ใช้สอย เรื่องของเครื่องเรือน เช่น ขนาดโต๊ะท�างาน
เครื่องเรือนเพิ่มเติมพิเศษและพื้นที่ส่วนกลางส�านักงาน แล้วน�ามาประกอบข้อมูลร่วมกับการจัดกลุ่มพื้นที่ใช้สอย จะสามารถ
เสนอแนะการจัดวางผังพื้นส�านักงานออกแบบชั้น 3 (ฝ่ายทาง) ได้ดัง (รูปที่ 9) และส�านักงานออกแบบชั้น 6 (ฝ่ายอาคาร)
ี
ึ
ได้ดัง (รูปท่ 10) ซ่งจากการสารวจปัญหาการเดินเอกสารภายในสานักงาน แต่ละกลุ่มงานมีความเห็นว่า ความล่าช้าของ
�
�
�
�
การส่งต่อเอกสารระหว่างกลุ่มงาน เป็นปัญหาสาคัญ จึงควรนาระบบการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาแก้ไขปัญหา
�
ื
โดยมีการจัดอบรมบุคลการในการใช้โปรแกรมเพ่อประสิทธิภาพสูงสุดเพ่อการทางานท่รวดเร็วและถูกต้อง ปัญหารองลงมาคือ
ื
ี
การค้นหาเอกสารเก่าไม่เจอหรือค้นหาได้ยาก ควรนาระบบการจัดทาแฟ้มสะสมงานอัตโนมัติและจัดหมวดหมู่เอกสารท้งรูปแบบ
�
�
ั
�
ื
กระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ โดยมการจัดอบรมบุคลการในการใช้โปรแกรมเพ่อประสิทธิภาพสูงสุดเพ่อการทางานท่รวดเร็วและ
ื
ี
ี
ถูกต้อง ปัญหารองลงมา คือ ประมาณเอกสารที่มากเกินไป ควรท�าการจัดเก็บเอกสารกระดาษให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ั
ี
ให้มากท่สุด เพื่อลดปริมาณกระดาษลง จะส่งผลไปยังการลดจานวนตู้เก็บเอกสาร โดยกลุ่มงานบริหารงานท่วไปและกลุ่มงาน
�
ประมาณราคายังจ�าเป็นต้องมีตู้เก็บเอกสารอยู่ ส่วนกลุ่มงานอื่นๆ สามารถลดจ�านวนตู้เก็บเอกสารได้บ้าง เนื่องจากรูปแบบ
ู
ื
่
งานส่วนใหญ่จะต้องพมพ์ออกมาเป็นกระดาษแต่เนองจากเขยนแบบด้วยโปรแกรมคอมพวเตอร์ ทาให้จดเก็บในรปแบบไฟล์
ิ
ี
�
ั
ิ
ผลงานวิจัยในโครงการประชุมวิชาการระดับบัณฑิตศึกษา
219 คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์ สจล.
